5K, 10K, फन रन या अन्य दौड़ की योजना बनाना एक पुरस्कृत अनुभव है। घटनाएं पैसे जुटाती हैं और आपके गैर-लाभकारी संगठन या पसंदीदा कारण के लिए जागरूकता लाती हैं - लेकिन वे समन्वय के लिए बहुत प्रयास करते हैं। अगली बार जब आप एक दौड़ का आयोजन कर रहे हों तो इन युक्तियों को ध्यान में रखें और जब शुरू होने वाली बंदूक बंद हो जाए तो आप आश्वस्त महसूस करेंगे।
मूल बातें से शुरू करें
पहली बार के रेस निर्देशकों की तुलना में अधिक काम शामिल है, इसलिए जल्दी योजना बनाना शुरू करें।
- उन लोगों के साथ एक नेतृत्व टीम बनाएं जो लचीले, जिम्मेदार, भावुक और प्रेरित हों। एक दौड़ के आयोजन के अनुभव वाले किसी व्यक्ति की सहायता पर विचार करने पर विचार करें। टिप प्रतिभा : एक साइन अप के साथ समन्वय समितियां। नमूना
- अपनी टीम को इकट्ठा करें और दौड़ के दिन से लगभग छह महीने की योजना बनाना शुरू करें यदि यह आपकी पहली बार है। यदि आपके पास पहले से ही एक अच्छी व्यवस्था है, तो इस समयरेखा को थोड़ा सा ट्रिम करें।
- अपने लक्ष्य निर्धारित करें। क्या आपके पास धन उगाहने का लक्ष्य है? प्रतिभागियों की संख्या के बारे में कैसे? जितना संभव हो विषय से जुड़े रहें।
- ऐसा कोर्स खोजें जो दर्शनीय और मज़ेदार हो। अपने धावकों की सुरक्षा और ट्रैफ़िक ड्यूटी करने के लिए स्थानीय पुलिस अधिकारियों को भुगतान करने के अतिरिक्त खर्च के लिए उच्च-यातायात सड़कों से बचें। एक ग्रीनवे या एक कार्यालय पार्क पर विचार करें, जो ज्यादातर सप्ताहांत पर खाली होगा।
- तिथि निर्धारित करें, जो कि आंशिक रूप से स्थल उपलब्धता द्वारा निर्धारित की जाएगी। याद रखें कि सुबह सबसे पहले दौड़ के लिए सबसे अच्छा है।
अपने बजट की गणना करें
यदि आपकी दौड़ भी एक धन उगाहने वाला है, तो आप निश्चित रूप से पैसा नहीं खोना चाहते। इन टिप्स को ध्यान में रखें।
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- आवश्यकताओं का मूल्य निर्धारण करके एक यथार्थवादी बजट निर्धारित करें। यह धावक पंजीकरण लागत और प्रायोजकों के लिए आपके निर्णय का मार्गदर्शन करेगा।
- अपने खर्चों को ट्रैक करें और अपने वित्त को अपडेट करें क्योंकि आप सुनिश्चित करते हैं कि आपका बजट नहीं बनता है।
- प्रायोजन का आग्रह करना शुरू करें। याद रखें, यदि यह आपकी पहली दौड़ है, तो आपको एक बड़ी राशि दान करने के लिए कोई एकल संगठन नहीं मिल सकता है। अधिक संभावना है कि छोटे दाताओं का एक समूह आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने में आपकी सहायता करेगा।
- उन संभावित प्रायोजकों की सूची बनाएं जिन्हें आप लक्षित करना चाहते हैं। अपने समुदाय में एथलेटिक स्टोर, स्थानीय रेस्तरां, छोटे व्यवसाय और बड़े निगम शामिल करें।
- अनुसंधान कंपनियों को बड़ी कंपनियों के लिए नीतियां देना जिन्हें आप लक्षित करना और निर्धारित करना चाहते हैं कि सही बिंदु व्यक्ति कौन है। अपॉइंटमेंट सेट करें और आईआरएस से अपने टैक्स छूट फॉर्म को साथ लाएं। स्पांसरशिप से मिलने वाले फायदों के बारे में स्पष्ट रूप से बताएं।
- अगर कंपनियां मौद्रिक प्रायोजकों के रूप में हस्ताक्षर नहीं करना चाहती हैं तो पानी की बोतल या अन्य उपहार जैसे ऊर्जा बार और सनस्क्रीन के लिए दान करें। टिप प्रतिभा : वस्तुओं की ऑनलाइन इच्छा सूची स्थापित करने से स्थानीय व्यवसायों को वैकल्पिक तरीकों को जानने में मदद मिलेगी जो वे मदद कर सकते हैं। नमूना
युवा समूह की बैठक के विचार
स्प्रेड द वर्ड: रिक्रूट रनर एंड वालंटियर
दौड़ के दिन से तीन महीने के लिए अपने विज्ञापन अभियान को बंद करें, और सुनिश्चित करें कि जब आप प्रचार शुरू करेंगे तो आपकी पंजीकरण प्रक्रिया पूरी हो जाएगी।
- फ़्लायर्स फ़्लिप करके एथलेटिक स्टोर्स, हेल्थ क्लब, कम्युनिटी सेंटर और पार्कों में लक्षित समूहों के लिए अपना एक्सपोज़र बढ़ाएँ।
- अपनी मेलिंग सूची में एक ईमेल भेजें। अपनी वेबसाइट पर विज्ञापन दें और अधिक प्रतिभागियों को प्राप्त करने के लिए सोशल मीडिया पर नियमित रूप से प्रचार करें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए अपने कार्यक्रम को स्थानीय मीडिया में प्रचारित करें कि आप ईवेंट लिस्टिंग के लिए उनके रडार पर हैं।
- अन्य स्थानीय दौड़ में भाग लें - विशेष रूप से समान लक्ष्यों वाले - आपके आयोजन से कुछ महीने पहले, और फ्लायर को बाहर निकालने या उन्हें रेस बैग में रखने की अनुमति मांगते हैं।
- अपने संगठन के नेटवर्क पर पहुंचकर स्वयंसेवकों की तलाश शुरू करें। जब आप स्वयंसेवक स्लॉट भरने के लिए ऑनलाइन साइन अप करते हैं तो आप आसानी से अवसरों को बढ़ावा दे सकते हैं। नमूना
- अगर किसी के बीमार पड़ने या पारिवारिक आपातकाल की स्थिति में जरूरत से ज्यादा स्वयंसेवक हाथ पर रखें। नौकरी और आगमन के समय को निर्दिष्ट करने के लिए अपने कार्यक्रम से एक सप्ताह पहले एक स्वयंसेवक बैठक करें।
- अपनी दौड़ के दिन के लिए इन स्वयंसेवक स्टेशनों को शामिल करें: सेट अप और क्लीन अप, पंजीकरण तालिका, रेस चेक-इन टेबल, स्वयंसेवक चेक-इन टेबल, कोर्स मॉनिटर, पानी स्टेशन, फिनिश लाइन, प्राथमिक चिकित्सा स्टेशन और फ़ोटोग्राफ़र।
रेस डे लॉजिस्टिक्स पर विचार करें
यदि आप एक सफल घटना चाहते हैं, तो अपनी आस्तीन ऊपर रोल करें और अपना पूरा ध्यान नॉटी-ग्रिट्टी विवरण पर दें। क्या आपने इन सभी वस्तुओं के बारे में सोचा है?
- स्थान परमिट और बीमा प्राप्त करें।
- पाठ्यक्रम को सही ढंग से मापें।
- टाइम-आउट सिस्टम सेट-अप करें।
- पाठ्यक्रम के साथ दृश्यमान घड़ियों और मील मार्करों का पता लगाएँ।
- पंजीकरण प्रणाली सेट करें - ऑनलाइन और पेपर। और देखें।
- डिजाइन और आदेश टी शर्ट।
- लाइन बैनरों को शुरू और खत्म करने का आदेश दें।
- पंजीकरण, चेक-इन, प्रायोजक बूथ, पार्किंग, टॉयलेट और धन्यवाद प्रायोजकों के लिए योजना साइनेज।
- पूर्व और बाद के स्नैक्स और गुडी बैग का निर्धारण करें।
- अपने पार्किंग क्षेत्र की योजना बनाएं।
- यदि आवश्यक हो तो पोर्ट-ए-जॉन्स का आदेश दें।
- शंकु, झंडे और संकेतों के साथ पाठ्यक्रम को स्पष्ट रूप से चिह्नित करें।
- चेक-इन, पंजीकरण स्टेशनों और प्रायोजक बूथों के लिए टेबल और कुर्सियां खोजें।
- पानी के ठहराव के लिए स्थापित करें।
- अपने टाइमिंग सिस्टम के साथ रेस डे परिणाम दिखाने की योजना बनाएं।
- एक पीए सिस्टम को सुरक्षित करें।
- दौड़ के दिन के लिए अपने कर्मचारियों के बीच एक संचार प्रणाली की योजना बनाएं।
- आप जो भी पुरस्कार और / या पदक देंगे उसे दें। यदि आप उन्हें प्रदर्शित करने की योजना बनाते हैं तो एक टेबल किराए पर लें।
घटना सुरक्षा सुनिश्चित करें
सबसे महत्वपूर्ण चिंता सभी प्रतिभागियों की सुरक्षा है। याद रखें, अगर हर कोई इसे सुरक्षित रूप से फिनिश लेन में बनाता है, तो यह एक सफल घटना है। संभावित खतरों को खत्म करने में मदद के लिए निम्नलिखित सुरक्षा सुझावों पर विचार करें।
- हादसों के खिलाफ अपने संगठन की रक्षा करने के लिए प्रतिभागी छूट लीजिए। इस महत्वपूर्ण कदम के बारे में एक वकील से परामर्श करें और पंजीकरण शुरू होने से पहले अपनी छूट दें।
- संभावित खतरों या अन्य मुद्दों को जानने के लिए दौड़ के दिन से पहले पाठ्यक्रम को चलाएं और चलाएं।
- रेस से पहले दिन को शंकु, झंडे और संकेतों के साथ स्पष्ट रूप से चिह्नित करें।
- स्टेशन के स्वयंसेवक हर मोड़ पर आते हैं, इसलिए प्रतिभागी पाठ्यक्रम में बने रहते हैं।
- सुनिश्चित करें कि यातायात नियंत्रण मौजूद है, इसलिए कोई भी वाहन पाठ्यक्रम तक नहीं पहुंच सकता है।
- प्रतिकूल परिस्थितियों के मामले में एक मौसम नीति बनाएं जिसका अर्थ है कि आपको रद्द करने या स्थगित करने की आवश्यकता है।
- पूरे पाठ्यक्रम में स्टॉक वाटर स्टेशन। अगर मौसम का पूर्वानुमान सामान्य से अधिक हो तो अधिक पानी की योजना बनाएं।
- धावक सुरक्षा के लिए एक चिकित्सा उपस्थिति सुरक्षित करें। देयता बीमा तय करेगा कि आपको यहां क्या चाहिए और संभावित रूप से प्रशिक्षित मेडिकल स्टाफ की आवश्यकता होगी, जैसे कि आपातकालीन वाहन के साथ EMT मौजूद होने के लिए।
- स्वयंसेवकों को शिक्षित करें जो उन्हें आपातकाल की स्थिति में संपर्क करना चाहिए।
दौड़ के बाद के विवरण के लिए योजना
यह खत्म नहीं हुआ है जब अंतिम धावक फिनिश लाइन को पार करता है। बाद में एक अच्छी योजना होने से लोगों को अगले साल लौटने में मदद मिलेगी।
मेरे बारे में दस सवाल
- अपनी आयु श्रेणियों में शीर्ष फिनिशरों को पुरस्कार सौंपें, साथ ही साथ उस व्यक्ति को जिसने सबसे अधिक धन जुटाया हो, यदि वह आपके इवेंट का फोकस हो।
- सुनिश्चित करें कि सभी संकेत नीचे ले जाए गए हैं। अगले वर्ष की घटना के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है कि किसी भी दुकान।
- स्वयंसेवकों और प्रायोजकों को जितना जल्दी हो सके धन्यवाद नोट भेजें। उन धावकों को धन्यवाद ईमेल पर विचार करें जिन्होंने भाग लिया था। प्रतिभागियों की संख्या और कितना पैसा उठाया गया था जैसे दौड़ विवरण शामिल करना न भूलें। यदि आप एक ईमेल धन्यवाद भेज रहे हैं, तो ईवेंट फ़ोटो सहित विचार करें।
- अगले कार्यक्रम की योजना बनाने में मदद करने के लिए अपने इवेंट से जुड़े लोगों से प्रतिक्रिया और दस्तावेज प्राप्त करें।
- स्वयंसेवकों और प्रतिभागियों के साथ संपर्क न खोएं। ईमेल या मेलर्स के माध्यम से अपने कारण या गैर-लाभकारी के बारे में सामयिक अपडेट भेजें।
इन युक्तियों के साथ, आप अपनी टीम को सफलता की ओर ले जा सकते हैं। सही योजना के साथ सही टीम को एक साथ रखने से एक यादगार घटना होगी। अपने निशान पर, तैयार हो जाओ, जाओ!
सारा केंडल एक स्वतंत्र लेखक और दो बेटियों की माँ हैं।
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